Lämpimät arkistovarastot – turvallinen valinta yrityksellesi
Yrityksen asiakirjat ja arkistot vaativat oikeanlaisen säilytyspaikan. Lämpimät arkistovarastot tarjoavat juuri sen: turvallisen, kuivan ja tasalämpöisen tilan, jossa paperit säilyvät vuosikymmeniä. Kun valitset lämpimän varaston, varmistat että tärkeät sopimukset, kirjanpitoaineistot ja muut dokumentit pysyvät hyvässä kunnossa.
Lämpimässä varastossa lämpötila pysyy tasaisena ympäri vuoden, tyypillisesti +15-20 asteessa. Tämä estää kosteuden tiivistymisen papereille ja vähentää homeen kasvun riskiä. Samalla ilmanvaihto pitää ilman raikkaana, mikä on tärkeää arkistojen pitkäaikaissäilytyksessä.
Mitä lämpimässä arkistovarastossa voi säilyttää?
Lämpimät varastotilat sopivat monenlaiseen säilytykseen. Voit arkistoida sinne:
- Kirjanpitoaineistot ja tositteet
- Henkilöstöasiakirjat ja sopimukset
- Tekniset piirustukset ja suunnitelmat
- Markkinointimateriaalit ja esitteet
- IT-laitteet ja elektroniikka
- Näyte- ja messumateriaalit
- Toimistotarvikkeet ja -kalusteet
Monet yritykset käyttävät lämpimiä varastoja myös väliaikaiseen säilytykseen muuton tai remontin aikana. Tasainen lämpötila suojaa herkkiäkin materiaaleja, kuten valokuvia tai vanhoja asiakirjoja.
Näin valitset oikean kokoisen arkistotilan
Arkistotilan koon määrittäminen alkaa nykyisten arkistojen kartoittamisesta. Laske ensin, montako hyllymetriä tai arkistolaatikkoa sinulla on nyt. Lisää tähän arvio siitä, paljonko arkistot kasvavat seuraavan 3-5 vuoden aikana.
Yleissääntönä voit laskea, että yksi hyllymetti arkistomateriaalia vie noin 0,3 neliömetriä lattiapinta-alaa, kun huomioit myös kulkuväylät. 50 hyllymetrin arkisto mahtuu siis noin 15-20 neliön tilaan. Muista varata tilaa myös työskentelylle – tarvitset paikan, jossa voit käsitellä asiakirjoja.
Jos arkistosi kasvaa nopeasti, kannattaa vuokrata hieman isompi tila kuin tämänhetkinen tarve vaatii. Näin vältyt muuttamiselta lähivuosina. Toisaalta liian iso tila nostaa kustannuksia turhaan.
Arkistovaraston turvallisuus ja kulunvalvonta
Yrityksen asiakirjat sisältävät usein luottamuksellista tietoa, joten turvallisuus on tärkeää. Hyvässä arkistovarastossa on:
- Lukitut ovet ja kulunvalvonta
- Kameravalvonta yleisissä tiloissa
- Palovaroittimet ja sammutuskalusto
- Riittävä valaistus sisällä ja ulkona
- Mahdollisuus omaan lukkoon varastotilassa
Kysy vuokranantajalta, keillä on pääsy kiinteistöön ja miten kulkuoikeudet hallitaan. Selvitä myös, miten kiinteistöhuolto toimii ja kuka vastaa turvallisuudesta.
Kustannukset ja vuokrasopimuksen ehdot
Lämpimän arkistovaraston vuokra vaihtelee sijainnin, koon ja varustelun mukaan. Helsingin seudulla hinnat liikkuvat tyypillisesti 8-15 euroa neliöltä kuukaudessa. Hintaan vaikuttavat:
- Sijainti ja kulkuyhteydet
- Tilan koko ja muoto
- Kerros (katutaso on kalliimpaa)
- Varustelutaso
- Vuokrasopimuksen pituus
Vuokran lisäksi maksat yleensä kiinteistön ylläpitokustannuksia, kuten siivousta ja kiinteistöhuoltoa. Selvitä tarkasti, mitä vuokraan sisältyy ja mitä laskutetaan erikseen. Lämmitys- ja sähkökustannukset voivat olla joko vuokrassa tai erillisinä.
Neuvottele vuokrasopimukseen joustavuutta. Hyvä sopimus antaa mahdollisuuden vaihtaa isompaan tai pienempään tilaan tarpeen mukaan. Myös irtisanomisaika kannattaa pitää kohtuullisena, esimerkiksi 3-6 kuukautta.
Arkiston järjestäminen uuteen tilaan
Kun olet löytänyt sopivan tilan, suunnittele arkiston järjestys huolellisesti. Hyvä pohjaratkaisu säästää aikaa päivittäisessä käytössä. Sijoita useimmin tarvittavat asiakirjat helposti saataville, lähelle ovea. Harvemmin käytetyt arkistot voivat olla kauempana tai ylemmillä hyllyillä.
Merkitse hyllyt ja laatikot selkeästi. Käytä yhtenäistä merkintätapaa, josta näkyy sisältö ja vuosiluvut. Tee arkistoluettelo, josta löydät nopeasti tarvitsemasi asiakirjat. Sähköinen luettelo nopeuttaa hakua entisestään.
Varaa arkistoon myös työtila, jossa voit käsitellä asiakirjoja. Pieni pöytä ja tuoli riittävät, jos käyt arkistossa harvoin. Jos työskentelet siellä säännöllisesti, tarvitset kunnollisen työpisteen valoineen.
Arkistovaraston ylläpito ja huolto
Lämpimä arkistovarasto vaatii säännöllistä huoltoa pysyäkseen hyvässä kunnossa. Tarkista ilmanvaihdon toimivuus ja puhdista ilmansuodattimet määräajoin. Seuraa lämpötilaa ja kosteutta – äkilliset muutokset voivat vahingoittaa arkistoja.
Siivoa arkisto säännöllisesti. Pölykerry ärsyttää hengitysteitä ja voi aiheuttaa allergioita. Imuroi lattiat ja pyyhi hyllyt vähintään kerran kuukaudessa. Tarkista samalla, ettei tilassa ole merkkejä kosteudesta tai tuholaisista.
Huolehdi riittävästä valaistuksesta. Vaihda palaneet lamput heti ja lisää valaisimia tarvittaessa. Hyvä valaistus helpottaa työskentelyä ja parantaa turvallisuutta.
Yhteenveto
Lämpimät arkistovarastot tarjoavat yrityksellesi turvallisen ja käytännöllisen ratkaisun asiakirjojen säilytykseen. Oikein valittu ja järjestetty arkistotila säästää aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä. Me JMB:llä autamme sinua löytämään juuri yrityksellesi sopivan arkistotilan Helsingin seudulta. Meillä on kokemusta erilaisten yritysten tarpeista, ja osaamme neuvoa sinua tilan valinnassa ja järjestämisessä. Ota yhteyttä, niin kartoitamme yhdessä parhaan vaihtoehdon juuri sinun tarpeisiisi.