Oikean kokoisen toimitilan valinta on yksi yrityksen tärkeimmistä päätöksistä, joka vaikuttaa sekä työntekijöiden viihtyvyyteen että liiketoiminnan tehokkuuteen. Sopivan toimitilan koko määräytyy työntekijämäärän, työn luonteen ja tulevaisuuden kasvuodotusten perusteella. Yleisesti toimistotiloissa lasketaan 10-15 neliömetriä per työntekijä, mutta todellinen tarve vaihtelee toimialan ja työskentelyn luonteen mukaan. Tässä artikkelissa käsittelemme toimitilan valintaan liittyviä keskeisiä kysymyksiä ja annamme konkreettisia työkaluja oikean päätöksen tekemiseen.
Mikä on sopiva toimitilan koko yritykselleni?
Sopiva toimitilan koko riippuu ensisijaisesti työntekijämäärästä, työn luonteesta ja yrityksen toimialasta. Peruslähtökohtana toimistotiloissa käytetään 10-15 neliömetriä per työntekijä, mutta tämä vaihtelee merkittävästi. Luova työ ja tiimityöskentely vaativat enemmän yhteistiloja, kun taas keskittymistä vaativa asiantuntijatyö edellyttää rauhallisia työpisteitä. Tulevaisuuden kasvuvara on syytä huomioida heti alussa, sillä liian pieni tila rajoittaa yrityksen kehittymistä.
Työn luonne määrittää pitkälti tilantarpeen. Asiakaspalvelutyössä tarvitaan vastaanottotiloja ja neuvotteluhuoneita, kun taas teknologiayritykset painottavat usein avoimia työskentelytiloja ja rentoja kohtaamispaikkoja. Tuotantoa tai varastointia sisältävät yritykset tarvitsevat toimistotilojen lisäksi käytännön työtiloja.
Toimialakohtaiset erot ovat huomattavia. IT-alan yrityksissä riittää usein 8-10 neliömetriä per työntekijä, koska työ on mobiilia ja etätyömahdollisuuksia hyödynnetään. Lakitoimistot ja konsulttiyritykset tarvitsevat tyypillisesti 15-20 neliömetriä per työntekijä, sillä yksityisyys ja asiakastapaamisten järjestäminen vaativat enemmän tilaa.
Kasvuvaran huomioiminen on viisasta. Monet yritykset valitsevat toimitilan, joka mahdollistaa 20-30% kasvun seuraavan 2-3 vuoden aikana. Tämä välttää kalliit ja työaikaa vievät muutot lyhyen ajan sisällä.
Miten lasken yrityksen todellisen tilantarpeen?
Yrityksen todellinen tilantarve lasketaan kartoittamalla kaikki tilatyypit ja niiden käyttäjämäärät. Aloita laskemalla työpisteiden tarve: työntekijämäärä kerrottuna tilantarpeella per henkilö. Lisää tähän yhteistilat (20-30% kokonaispinta-alasta), neuvottelutilat, taukotilat ja mahdolliset varastotilat. Muista huomioida myös käytävät ja muut liikennetilat, jotka vievät tyypillisesti 15-20% kokonaispinta-alasta.
Konkreettinen laskentamenetelmä toimii seuraavasti: Jos yrityksessä on 10 työntekijää ja tilantarve on 12 neliömetriä per henkilö, työpisteiden tarve on 120 neliömetriä. Yhteistilat (30%) lisäävät 36 neliömetriä, ja liikennetilat (20%) 31 neliömetriä. Kokonaistarve on siis noin 190 neliömetriä.
Eri tilatyyppien välinen suhde on tärkeä optimoida. Modernissa toimistossa työpisteet vievät usein vain 50-60% kokonaispinta-alasta, kun loput jakautuvat neuvottelu-, tauko- ja yhteistiloihin. Tämä mahdollistaa joustavamman työskentelyn ja paremman tilojen käyttöasteen.
Varastotilojen tarve riippuu täysin liiketoiminnan luonteesta. Verkkokaupat ja maahantuojat tarvitsevat merkittäviä varastotiloja, kun taas palveluyritykset pärjäävät pienellä arkistotilalla. Neuvottelutilojen mitoituksessa hyvä nyrkkisääntö on yksi neuvottelupaikka 5-10 työntekijää kohden.
Mitä muuta toimitilan koossa pitää huomioida kuin neliöt?
Toimitilan muoto ja pohjaratkaisu vaikuttavat käytettävyyteen yhtä paljon kuin neliömäärä. L-muotoinen tai pitkä käytävämainen tila voi olla haastavampi hyödyntää tehokkaasti kuin neliömäinen avoin tila. Luonnonvalon määrä, ikkunoiden sijainti ja ilmanvaihdon tehokkuus määrittävät tilan viihtyisyyden. Matala huonekorkeus saa tilan tuntumaan ahtaalta, vaikka neliöitä olisi riittävästi.
Pohjaratkaisun muunneltavuus on keskeinen tekijä. Kevyet väliseinät mahdollistavat tilojen muokkaamisen tarpeen mukaan, kun taas kantavat rakenteet rajoittavat muutosmahdollisuuksia. Avoimet tilat tarjoavat eniten joustavuutta, mutta edellyttävät akustiikan huolellista suunnittelua.
Kulkuyhteydet ja sisäänkäynnit vaikuttavat tilan toimivuuteen. Useampi sisäänkäynti mahdollistaa tilojen jakamisen eri osastoille tai vuokralaisten välillä. Hissien kapasiteetti ja portaikkojen sijainti määrittävät, miten sujuvasti tilassa liikutaan.
Tulevaisuuden muutostarpeisiin varautuminen kannattaa. Valitse toimitila, jossa on mahdollisuus laajentaa viereisiin tiloihin tai supistaa tiloja osittain. Tekninen infrastruktuuri, kuten sähkö- ja dataverkkojen kapasiteetti, tulee mitoittaa kasvuvara huomioiden.
Miten varmistan että toimitila kasvaa yrityksen mukana?
Skaalautuva toimitilaratkaisu edellyttää vuokranantajan kanssa tehtävää yhteistyötä ja joustavaa vuokrasopimusta. Muuntojoustavat tilat mahdollistavat tilojen muokkaamisen yrityksen kehittyessä – avoimesta tilasta voidaan tarvittaessa erottaa pienempiä työhuoneita tai päinvastoin. Laajennusmahdollisuudet samassa kiinteistössä tai naapuritiloissa säästävät muuttokustannuksilta.
Vuokrasopimuksen joustavuus on avainasemassa. Neuvottele mahdollisuudesta laajentaa tiloja sovituin ehdoin tai option sisällyttämisestä viereisiin tiloihin. Myös tilojen supistamismahdollisuus voi olla tarpeen, jos liiketoiminta muuttuu.
Tilojen muokkausmahdollisuudet tulee selvittää etukäteen. Hyvä vuokranantaja suhtautuu myönteisesti tilamuutoksiin ja voi jopa osallistua muutoskustannuksiin. Selvitä, mitä muutoksia voit tehdä itse ja mitkä vaativat vuokranantajan luvan.
Yhteistyö vuokranantajan kanssa on tärkeää muuttuvissa tilanteissa. Avoin kommunikaatio mahdollistaa ratkaisujen löytämisen, kun tilantarve muuttuu. Pitkäaikainen vuokranantaja tuntee yrityksesi tarpeet ja voi tarjota sopivia vaihtoehtoja kiinteistökannastaan.
JMB Kiinteistöt – kumppanisi oikean toimitilan löytämisessä
JMB Kiinteistöt tarjoaa muuntojoustavia toimitiloja pääkaupunkiseudulla, erityisesti Lauttasaaressa. Kohteissamme ymmärrämme, että jokaisen yrityksen tilantarve on yksilöllinen ja voi muuttua ajan myötä. Siksi tarjoamme tiloja, joita voidaan muokata vuokralaisen tarpeiden ja yritysilmeen mukaan.
Lauttasaaren kohteissamme, kuten Itälahdenkatu 15-17:ssä, on tarjolla erikokoisia toimistotiloja pientoimistoista 1-4 hengen yrityksille aina suurempiin kokonaisuuksiin. Kiinteistössämme on myös vuokrattavia neuvottelutiloja, auditorio sekä saunatilat, jotka tukevat monipuolista yritystoimintaa. Lämmin pysäköintihalli ja pienvarastot kellarikerroksessa tarjoavat lisäarvoa yrityksille.
Tarjoamme Lauttasaaren kohteissamme myös pitkiä vuokrasopimuksia, mikä antaa yrityksellenne vakautta ja mahdollisuuden suunnitella toimintaa pitkäjänteisesti. Autamme, kun yrityksenne tilantarve muuttuu – olipa kyse laajentamisesta, supistamisesta tai tilojen uudelleenjärjestelystä.
Ota yhteyttä JMB Kiinteistöihin, niin kerromme lisää toimitiloistamme ja autamme löytämään juuri teidän tarpeisiinne sopivan ratkaisun. Voit olla yhteydessä myös silloin, kun sopivaa tilaa ei juuri nyt olisi saatavilla – pidämme teidät mielessämme ja ilmoitamme, kun sopivia tiloja vapautuu.