Arkistovaraston turvallisuusvaatimukset ovat kriittinen osa yrityksen asiakirjahallintaa ja riskienhallintaa. Suomen lainsäädäntö asettaa tiukat vaatimukset arkistotiloille, jotka koskevat niin paloturvallisuutta, ilmasto-olosuhteita kuin kulunvalvontaakin. Oikein toteutetut turvallisuusratkaisut suojaavat arvokkaita asiakirjoja ja varmistavat lakisääteisten säilytysaikojen noudattamisen. Tässä artikkelissa käsitellään arkistovaraston keskeisimmät turvallisuusvaatimukset ja niiden käytännön toteutusta.
Mitkä ovat arkistovaraston lakisääteiset turvallisuusvaatimukset?
Arkistovaraston lakisääteiset turvallisuusvaatimukset perustuvat arkistolakiin, rakennusmääräyksiin ja työturvallisuuslakiin. Arkistolaki määrittää asiakirjojen säilytysajat ja -tavat, kun taas rakennusmääräykset asettavat vaatimuksia tilojen rakenteelliselle turvallisuudelle. Työturvallisuuslaki varmistaa, että arkistotiloissa työskentelevien turvallisuus on taattu kaikissa olosuhteissa.
Arkistolain mukaan viranomaisten ja julkishallinnon asiakirjat on säilytettävä määräajat, jotka vaihtelevat asiakirjatyypistä riippuen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat vaativat erityisen huolellista säilytysympäristöä. Yksityisten yritysten osalta kirjanpitolaki määrää kirjanpitoaineiston säilytysajat, jotka ovat tyypillisesti 6-10 vuotta.
Rakennusmääräysten osalta arkistotilat luokitellaan usein erityistiloiksi, joille asetetaan tavanomaista tiukemmat vaatimukset. Tilojen on täytettävä määrätyt palo-osastointivaatimukset, ja niissä on oltava asianmukaiset poistumistiet. Ilmanvaihdon on oltava riittävä ja säädettävissä arkistomateriaalien vaatimusten mukaan.
Työturvallisuuslaki edellyttää, että arkistotiloissa on riittävä valaistus, ergonomiset työskentelyolosuhteet ja turvallinen kulku. Hyllyjen ja säilytyskalusteiden on oltava turvallisesti kiinnitettyjä, ja kulkuväylien esteettömiä. Raskaiden arkistolaatikoiden käsittelyyn on oltava asianmukaiset apuvälineet.
Miten arkistovaraston paloturvallisuus varmistetaan?
Arkistovaraston paloturvallisuus varmistetaan monitasoisella suojausjärjestelmällä, joka sisältää automaattiset sammutusjärjestelmät, paloilmaisimet ja rakenteellisen palosuojauksen. Palo-osastointi on keskeinen elementti, joka estää tulen leviämisen arkiston eri osiin. Evakuointisuunnitelmat ja säännölliset harjoitukset varmistavat henkilöturvallisuuden hätätilanteissa.
Automaattiset sammutusjärjestelmät ovat välttämättömiä suuremmissa arkistotiloissa. Sprinklerijärjestelmät ovat yleisimpiä, mutta erityisen arvokkaille asiakirjoille suositellaan kaasuperustaisia sammutusjärjestelmiä, jotka eivät aiheuta vesivahinkoja. Paloilmaisimet on sijoitettava sekä kattoon että hyllyrivien väleihin varhaisen havaitsemisen varmistamiseksi.
Materiaalien sijoittelussa noudatetaan tiukkoja turvavälejä. Arkistomateriaalit sijoitetaan vähintään 60 cm päähän katosta ja 10 cm irti seinistä. Hyllyrivien väliin jätetään riittävät kulkuväylät, jotka toimivat myös pelastusreitteinä. Syttyvät materiaalit, kuten pahvilaatikot, korvataan mahdollisuuksien mukaan metallisilla arkistolaatikoilla.
Sähköasennukset tarkastetaan säännöllisesti, ja valaisimet valitaan lämpöä vähän tuottavista LED-valoista. Arkistotiloissa ei sallita avotulen käyttöä, ja tupakointi on ehdottomasti kielletty. Henkilökunnalle järjestetään säännöllistä paloturvallisuuskoulutusta, jossa harjoitellaan alkusammutusta ja evakuointia.
Millaiset ilmasto-olosuhteet arkistovarastossa tulee olla?
Arkistovaraston ilmasto-olosuhteet ovat kriittisiä asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen kannalta. Paperidokumenteille optimaalinen lämpötila on 16-20°C ja suhteellinen kosteus 45-55%. Ilmanvaihdon on oltava tasainen ja hallittu, jotta vältytään lämpötilan ja kosteuden vaihteluilta, jotka voivat aiheuttaa materiaalien haurastumista.
Eri arkistomateriaalit vaativat hieman erilaisia olosuhteita. Valokuvat ja filmit säilyvät parhaiten viileämmässä, 10-15°C lämpötilassa. Digitaaliset tallennusmediat, kuten CD- ja DVD-levyt, vaativat erityisen tarkkaa kosteudenhallintaa. Magneettinauhat säilytetään 15-20°C lämpötilassa 30-40% kosteudessa.
Kosteusvaurioiden ehkäisy on ensiarvoisen tärkeää. Liian korkea kosteus aiheuttaa homeen kasvua ja paperin turpoamista, kun taas liian kuiva ilma haurastuttaa asiakirjoja. Ammattimaiset arkistotilat varustetaan kosteudenpoistolaitteilla ja tarvittaessa kostuttimilla. Sisäilman laatua valvotaan jatkuvasti mittareilla, jotka hälyttävät poikkeamista.
Valaistus suunnitellaan huolellisesti UV-säteilyn minimoimiseksi. Ikkunat peitetään UV-suodattimilla tai pidetään peitettyinä. Keinovalaistuksessa käytetään UV-vapaita LED-valoja, jotka eivät tuota lämpöä. Valot sammutetaan automaattisesti, kun tilassa ei työskennellä, mikä vähentää valohaituroitumista.
Miten arkistovaraston kulunvalvonta ja varkaussuojaus järjestetään?
Arkistovaraston kulunvalvonta perustuu monitasoiseen turvallisuusjärjestelmään, joka sisältää sähköiset kulunvalvontajärjestelmät, kameravalvonnan ja hälytysjärjestelmät. Käyttöoikeuksien hallinta on keskeistä, ja jokaiselle työntekijälle määritellään yksilölliset kulkuoikeudet arkiston eri osiin. Vierailijoiden pääsy arkistotiloihin on aina valvottua ja dokumentoitua.
Fyysinen turvallisuus alkaa jo kiinteistön ulko-ovelta. Arkistotiloihin johtavat ovet varustetaan sähköisillä lukoilla, jotka kirjaavat jokaisen sisääntulon ja poistumisen. Erityisen arvokkaat asiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa tai holveissa, joihin on pääsy vain rajatuilla henkilöillä.
Kameravalvonta kattaa kaikki sisäänkäynnit, kulkuväylät ja arkistotilat. Tallenteet säilytetään vähintään kuukauden ajan. Hälytysjärjestelmät sisältävät liiketunnistimet, ovikoskettimet ja lasirikkoilmaisimet. Hälytykset ohjautuvat vartiointiliikkeeseen, joka reagoi poikkeamiin välittömästi.
Arkistomateriaalien jäljitettävyys varmistetaan järjestelmällisellä dokumentoinnilla. Jokainen asiakirjan lainaus ja palautus kirjataan tietojärjestelmään. Säännölliset inventoinnit varmistavat, että kaikki materiaalit ovat tallessa. Henkilökunnalle järjestetään turvallisuuskoulutusta, jossa korostetaan tietosuojan merkitystä ja oikeita toimintatapoja.
JMB Kiinteistöt – turvalliset arkistotilat pääkaupunkiseudulla
JMB Kiinteistöt tarjoaa turvallisia ja moderneja arkistotiloja pääkaupunkiseudulla, erityisesti Lauttasaaren alueella. Kohteemme Itälahdenkatu 20:ssä tarjoaa monipuolisia varastotilaa yritykselle, jotka soveltuvat erinomaisesti arkistokäyttöön. Tilat ovat muunneltavissa asiakkaan tarpeiden mukaan, ja tarjoamme myös pitkiä vuokrasopimuksia arkistointitarpeisiin.
Lauttasaaren kohteidemme turvallisuusominaisuudet täyttävät kaikki arkistovarastolle asetetut vaatimukset. Kiinteistöissämme on automaattiset paloilmoitinjärjestelmät, kulunvalvonta ja kameravalvonta. Ilmastointi on säädettävissä arkistomateriaalien vaatimusten mukaan, ja tilat ovat rakenteellisesti suunniteltu turvalliseen säilytykseen.
Itälahdenkadun kohteemme sijaitsevat erinomaisilla paikoilla, vain lyhyen kävelymatkan päässä Lauttasaaren metroasemalta. Omalla autolla saapuville on tarjolla pysäköintipaikkoja kiinteistön pihalta. Varastotilaa Helsinki alueella etsiville tarjoamme joustavat ratkaisut, joissa yhdistyvät turvallisuus, saavutettavuus ja kustannustehokkuus.
Autamme löytämään juuri teidän tarpeisiinne sopivan arkistotilan. Voimme muokata tiloja vastaamaan erityisvaatimuksianne, oli kyse sitten lämpötilasäädöstä, lisäturvallisuudesta tai erityisistä kulkujärjestelyistä. Ota yhteyttä, niin kartoitamme yhdessä arkistointitarpeenne ja esittelemme sopivat varastotilaa vaihtoehdot. Palvelemme myös silloin, kun sopivaa tilaa ei juuri nyt ole vapaana – voimme ilmoittaa heti, kun tarpeisiinne sopiva tila vapautuu.