Arkistovarasto on erityisesti asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen suunniteltu tila, jossa voidaan säilyttää yrityksen tärkeitä dokumentteja turvallisesti ja asianmukaisissa olosuhteissa. Arkistovarastossa säilytetään tyypillisesti kirjanpitoaineistoa, sopimuksia, henkilöstöasiakirjoja sekä muita lakisääteisiä dokumentteja, jotka vaativat erityistä huomiota säilytysaikojen ja -olosuhteiden suhteen. Tässä artikkelissa käsittelemme arkistovaraston käyttöä, sopivien asiakirjojen valintaa sekä optimaalisia säilytysolosuhteita.
Mitä arkistovarasto tarkoittaa ja kenelle se sopii?
Arkistovarasto on lämpötila- ja kosteussäädelty tila, joka on suunniteltu erityisesti asiakirjojen ja dokumenttien pitkäaikaissäilytykseen. Toisin kuin tavallinen varasto, arkistovarasto tarjoaa vakaat olosuhteet, jotka estävät paperin hajoamisen ja vaurioitumisen. Arkistovarastossa lämpötila pidetään tyypillisesti 18-22 asteessa ja suhteellinen kosteus 45-55 prosentissa, mikä on optimaalista useimpien paperidokumenttien säilymiselle.
Arkistovarasto eroaa tavallisesta varastosta merkittävästi turvallisuusvaatimustensa osalta. Tiloissa on yleensä paloturvallisuusjärjestelmät, kulunvalvonta sekä mahdollisesti videovalvonta. Lisäksi arkistovarastot on usein varustettu hyllyköillä ja säilytysratkaisuilla, jotka on suunniteltu nimenomaan asiakirjojen järjestelmälliseen säilytykseen.
Arkistovarastot sopivat erityisesti yrityksille, jotka käsittelevät suuria määriä asiakirjoja ja joilla on lakisääteisiä säilytysvelvoitteita. Tyypillisiä käyttäjiä ovat tilitoimistot, lakitoimistot, terveydenhuollon organisaatiot sekä julkishallinnon viranomaiset. Myös yhdistykset ja säätiöt hyötyvät arkistovarastoista, kun niiden toiminta-asiakirjat ja pöytäkirjat vaativat pitkäaikaista säilytystä.
Mitkä asiakirjat vaativat erityistä arkistointia?
Lakisääteiset asiakirjat muodostavat arkistovaraston tärkeimmän sisällön. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, ja tasekirja sekä tase-erittelyt jopa kymmenen vuotta. Työsopimukset, palkkakortit ja vuosilomakortit vaativat säilytystä vähintään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä, mikä tekee niistä pitkäaikaisimpia säilytettäviä dokumentteja.
Sopimukset ja niiden liitteet kuuluvat myös arkistovarastoon säilytettäviin asiakirjoihin. Vuokrasopimukset, hankintasopimukset ja yhteistyösopimukset on hyvä säilyttää vähintään kaksi vuotta sopimuskauden päättymisen jälkeen mahdollisten riitautustilanteiden varalta. Takuu- ja vastuuasiakirjat säilytetään yleensä takuuajan päättymiseen saakka.
Asiakirjojen luokittelu tapahtuu niiden tärkeyden ja käyttötiheyden mukaan. Aktiiviaineisto, jota tarvitaan säännöllisesti, voidaan säilyttää toimistotiloissa, kun taas passiiviaineisto siirretään arkistovarastoon. Kriittiset asiakirjat, kuten perustamisasiakirjat ja patentit, vaativat erityisen huolellista säilytystä ja usein myös digitaalisen varmuuskopion.
Miten arkistovaraston olosuhteet vaikuttavat asiakirjojen säilyvyyteen?
Optimaaliset säilytysolosuhteet ovat ratkaisevia asiakirjojen pitkäaikaissäilyvyydelle. Lämpötilan vaihtelut aiheuttavat paperin kutistumista ja laajenemista, mikä johtaa haurastumiseen ja repeämisiin. Liian korkea kosteus puolestaan mahdollistaa homeen kasvun ja aiheuttaa paperin kellastumista, kun taas liian kuiva ilma tekee paperista haurasta.
Valo, erityisesti ultraviolettivalo, haalistaa mustetta ja heikentää paperin rakennetta. Siksi arkistovarastoissa käytetään yleensä epäsuoraa valaistusta tai UV-suojattuja valaisimia. Ilmanlaatu on myös tärkeä tekijä – pöly, saasteet ja kemialliset höyryt voivat vaurioittaa asiakirjoja pysyvästi.
Digitaalisten tallenteiden säilytys vaatii omat erityisvaatimuksensa. CD- ja DVD-levyt ovat herkkiä lämpötilan ja kosteuden vaihteluille, ja niiden elinikä on rajallinen. Magneettiset tallennusmediat, kuten nauhat ja kovalevyt, vaativat suojauksen magneettikentiltä ja staattiselta sähköltä. Arkistovarastossa tuleekin olla erilliset säilytysratkaisut eri medioille.
Milloin yrityksen kannattaa siirtää asiakirjat arkistovarastoon?
Yrityksen kannattaa harkita asiakirjojen siirtämistä arkistovarastoon, kun toimistotilojen säilytyskapasiteetti alkaa täyttyä tai kun asiakirjojen määrä haittaa päivittäistä toimintaa. Varastotilaa tarvitaan erityisesti silloin, kun lakisääteiset säilytysajat vaativat dokumenttien pitkäaikaista arkistointia, mutta niitä ei tarvita aktiivisessa käytössä.
Kustannustehokkuus on merkittävä päätöksentekokriteeri. Toimistoneliöt ovat kalliimpia kuin arkistovarastotilat, joten asiakirjojen säilyttäminen arvokkaassa toimistotilassa ei ole taloudellisesti järkevää. Varastotilaa Helsinki -alueella etsivät yritykset voivat säästää merkittävästi vuokrakustannuksissa siirtämällä passiiviaineiston edullisempiin arkistotiloihin.
Turvallisuusvaatimukset ovat toinen tärkeä tekijä. Jos yrityksellä on arkaluonteisia asiakirjoja tai henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, ammattimaisesti hoidettu arkistovarasto tarjoaa paremman turvallisuustason kuin toimiston kaapit. Varastotilaa yritykselle hankittaessa kannattaa kiinnittää huomiota kulunvalvontaan, palohälytysjärjestelmiin ja mahdollisiin vakuutusehtoihin.
JMB Kiinteistöjen arkistointiratkaisut yrityksille
JMB Kiinteistöt tarjoaa Lauttasaaressa monipuolisia toimitilaratkaisuja, joissa yhdistyvät toimisto- ja arkistotilat. Itälahdenkatu 20:ssä sijaitsevassa kohteessa on erikokoisia varastotiloja, jotka soveltuvat erinomaisesti arkistokäyttöön. Tilat ovat muuntojoustavia, ja niitä voidaan räätälöidä yrityksen tarpeiden mukaan.
Kohteen sijainti Vattuniemessä on erinomainen – Lauttasaaren metroasemalle on vain lyhyt kävelymatka, ja alue on helposti saavutettavissa kaikkialta pääkaupunkiseudulta. Omalla autolla kulkeville on tarjolla autopaikkoja kiinteistön pihalta, mikä helpottaa asiakirjojen kuljetusta ja noutoa.
Tarjoamme pitkiä vuokrasopimuksia, jotka antavat yrityksille varmuuden arkistotilojen jatkuvuudesta. Muuntojoustavat tilat mahdollistavat arkiston laajentamisen yrityksen kasvaessa, ja samassa kiinteistössä voi olla sekä toimisto- että arkistotiloja. Kohteessa toimii myös suosittu lounasravintola Borneo, joka palvelee kiinteistön käyttäjiä.
Ota yhteyttä meihin, niin kerromme lisää arkistointitiloistamme ja autamme löytämään juuri teidän yrityksellenne sopivan ratkaisun. Voit olla yhteydessä myös silloin, kun sopivaa tilaa ei juuri nyt olisi saatavilla – pidämme sinut ajan tasalla vapautuvista tiloista.