Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on lakisääteinen velvollisuus jokaiselle yritykselle Suomessa. Kirjanpitolaki määrittää tarkat säilytysajat eri asiakirjoille, ja näiden noudattaminen on olennainen osa yrityksen vastuullista toimintaa. Säilytysajat vaihtelevat kuudesta vuodesta kymmeneen vuoteen riippuen asiakirjatyypistä. Tässä artikkelissa käydään läpi kirjanpitoaineiston säilyttämiseen liittyvät keskeiset kysymykset ja käytännön ratkaisut.
Mitä kirjanpitoaineistoa yrityksen täytyy säilyttää arkistossa?
Yrityksen on säilytettävä kaikki kirjanpitoon liittyvät asiakirjat, joihin kuuluvat kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet, tilinpäätösasiakirjat sekä verotukseen liittyvät dokumentit. Säilytysvelvollisuus kattaa myös palkkakirjanpidon, ostolaskut, myyntilaskut ja kuitit. Erityistä huomiota vaativat rakennusalan yritykset, joilla on käännetty arvonlisäverovelvollisuus.
Kirjanpitokirjoihin lukeutuvat päiväkirja, pääkirja, kassakirja sekä muut apukirjat. Nämä muodostavat yrityksen taloudellisen toiminnan perustan ja niiden säilyttäminen on välttämätöntä kirjanpidon jäljitettävyyden kannalta. Tasekirja ja tase-erittelyt kuuluvat pisimpään säilytettäviin asiakirjoihin.
Tilikauden tositteet käsittävät kaikki liiketapahtumiin liittyvät dokumentit. Näitä ovat ostolaskut, myyntilaskut, kuitit, tiliotteet sekä muut maksutositteet. Myös sisäiset tositteet, kuten muistiotositteet ja vyörytykset, on säilytettävä asianmukaisesti. Sähköiset tositteet ovat nykyään yhä yleisempiä, ja niiden säilyttämiseen pätevät samat vaatimukset kuin paperitositteisiin.
Tilinpäätösasiakirjoihin kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma sekä liitetiedot. Toimintakertomus on säilytettävä, mikäli sellainen on laadittu. Tilintarkastuskertomus ja hallituksen pöytäkirjat tilinpäätöksen hyväksymisestä ovat myös osa säilytettävää aineistoa. Nämä asiakirjat muodostavat kokonaisuuden, joka kuvaa yrityksen taloudellista tilaa tilikaudelta.
Verotukseen liittyvät dokumentit muodostavat oman kategoriansa. Veroilmoitukset, verotuspäätökset ja mahdolliset oikaisuvaatimukset on säilytettävä huolellisesti. Arvonlisäveroilmoitukset ja yhteenvetoilmoitukset kuuluvat myös säilytettävään aineistoon. Palkkakirjanpidon osalta säilytetään palkkalaskelmat, palkkaerittely ja vuosi-ilmoitukset.
On tärkeää ymmärtää, että kaikkea yrityksen tuottamaa aineistoa ei tarvitse säilyttää ikuisesti. Säilytysajan päätyttyä asiakirjat voidaan hävittää asianmukaisesti, kunhan varmistetaan ettei niitä enää tarvita esimerkiksi keskeneräisten verotarkastusten tai oikeudellisten prosessien vuoksi. Hävittäminen tulee tehdä tietoturvallisesti, erityisesti henkilötietoja sisältävien dokumenttien osalta.
Kuinka kauan eri kirjanpitoasiakirjoja pitää säilyttää lain mukaan?
Suomen kirjanpitolaki määrittää selkeät säilytysajat eri asiakirjatyypeille. Perussääntö on, että tositteet ja kirjeenvaihto säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tasekirja ja tase-erittelyt on säilytettävä kymmenen vuotta. Säilytysaika lasketaan aina sen tilikauden päättymisestä, johon asiakirja liittyy.
Kuuden vuoden säilytysaika koskee suurinta osaa kirjanpitoaineistosta. Tähän kategoriaan kuuluvat kaikki tositteet, kuten ostolaskut, myyntilaskut, kuitit ja tiliotteet. Myös päivä- ja pääkirja, kassakirja sekä muut kirjanpidon apukirjat säilytetään kuusi vuotta. Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja sopimukset kuuluvat samaan säilytysaikaan.
Kymmenen vuoden säilytysvelvollisuus koskee tasekirjaa ja tase-erittelyjä. Nämä asiakirjat ovat erityisen tärkeitä yrityksen taloudellisen historian kannalta, minkä vuoksi niiden säilytysaika on pidempi. Tasekirja sisältää tilinpäätöksen eli tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Tase-erittelyt puolestaan yksilöivät taseen erät yksityiskohtaisesti.
Rakennusalan yritysten on kiinnitettävä erityistä huomiota käännettyyn arvonlisäverovelvollisuuteen liittyviin asiakirjoihin. Näiden osalta säilytysaika voi poiketa normaalista, ja on suositeltavaa säilyttää rakennusurakkaan liittyvät tositteet pidempään mahdollisten jälkitarkastusten varalta. Rakennusalan erityispiirteet voivat vaikuttaa myös takuuaikaan liittyvien dokumenttien säilyttämiseen.
Säilytysajan laskeminen alkaa aina tilikauden päättymisestä, ei yksittäisen tositteen päivämäärästä. Jos yrityksen tilikausi päättyy esimerkiksi 31.12.2023, kuuden vuoden säilytysaika päättyy 31.12.2029. Tämä tarkoittaa, että kaikki vuoden 2023 tositteet voidaan hävittää aikaisintaan vuoden 2030 alussa.
On huomioitava, että verotarkastuksen tai muun viranomaistarkastuksen ollessa kesken, asiakirjoja ei saa hävittää ennen tarkastuksen päättymistä. Myös mahdolliset oikeusprosessit voivat edellyttää asiakirjojen säilyttämistä normaalia säilytysaikaa pidempään. Yritysjärjestelyissä, kuten fuusioissa tai yritysostoissa, säilytysvelvollisuus siirtyy vastaanottavalle yritykselle.
Miten kirjanpitoaineisto pitää arkistoida oikein?
Kirjanpitoaineiston asianmukainen arkistointi edellyttää järjestelmällisyyttä ja oikeiden säilytysolosuhteiden varmistamista. Arkistointi voidaan tehdä joko paperisena tai sähköisenä, ja molemmilla tavoilla on omat vaatimuksensa. Hyvin järjestetty arkisto helpottaa tiedon löytämistä ja varmistaa lakisääteisten velvoitteiden täyttymisen.
Paperiaineiston arkistoinnissa keskeistä on järjestelmällinen luokittelu. Tositteet järjestetään aikajärjestykseen ja numeroidaan juoksevasti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokainen tilikausi arkistoidaan omiin kansioihinsa, joissa tositteet ovat kuukausi- tai numerojärjestyksessä. Kansioiden selkeä merkintä tilikaudella ja sisällöllä on välttämätöntä.
Arkistotilojen tulee täyttää tietyt perusvaatimukset. Tilan on oltava kuiva, koska kosteus voi aiheuttaa homevaurioita paperiaineistoon. Lämpötilan tulisi pysyä tasaisena, ideaalisti 18-22 asteessa. Suora auringonvalo vahingoittaa paperia, joten arkistotilan tulisi olla valolta suojattu. Paloturvallisuus on erityisen tärkeää – arkistossa tulee olla palovaroitin ja mahdollisuuksien mukaan sammutusjärjestelmä.
Sähköinen arkistointi on nykyään yhä yleisempää ja se tarjoaa monia etuja. Sähköisesti arkistoidut asiakirjat eivät vie fyysistä varastotilaa ja ne ovat helposti haettavissa. Sähköisen arkistoinnin on kuitenkin täytettävä kirjanpitolain vaatimukset. Aineiston on oltava selväkielistä ja yksiselitteistä koko säilytysajan. Tiedostot on säilytettävä muodossa, joka on luettavissa ilman erityisohjelmia.
Varmuuskopiointi on olennainen osa sähköistä arkistointia. Pelkkä yhden kopion säilyttäminen ei riitä, vaan tarvitaan säännöllinen varmuuskopiointirutiini. Varmuuskopiot tulisi säilyttää eri paikassa kuin alkuperäinen aineisto, mieluiten pilvipalvelussa tai toisessa fyysisessä sijainnissa. Varmuuskopioiden toimivuus on testattava säännöllisesti.
Sekä paperisen että sähköisen arkiston osalta on tärkeää luoda selkeä arkistointisuunnitelma. Suunnitelmassa määritellään, miten eri asiakirjatyypit arkistoidaan, kuka vastaa arkistoinnista ja millä aikataululla arkistointi tapahtuu. Hyvä käytäntö on arkistoida tositteet kuukausittain kirjanpidon valmistuttua. Näin vältytään vuoden lopun kiireeltä ja varmistetaan, että kaikki aineisto tulee asianmukaisesti arkistoitua.
Mitä riskejä liittyy kirjanpitoaineiston puutteelliseen säilytykseen?
Kirjanpitoaineiston puutteellinen säilyttäminen voi johtaa vakaviin seurauksiin yritykselle. Riskit ulottuvat taloudellisista sanktioista rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. Verotarkastuksissa puuttuvat tositteet voivat johtaa arvioverotukseen, jossa verottaja määrittää verotettavan tulon oman arvionsa mukaan, mikä yleensä johtaa korkeampaan verorasitukseen.
Verotarkastuksen yhteydessä ilmenevät puutteet kirjanpitoaineistossa johtavat lähes poikkeuksetta veronkorotuksiin. Veronkorotus voi olla 2-30 prosenttia lisättävästä tulosta riippuen laiminlyönnin vakavuudesta. Jos kyse on törkeästä huolimattomuudesta tai tahallisuudesta, veronkorotus voi nousta jopa 50 prosenttiin. Lisäksi yritys joutuu maksamaan viivästyskorkoja ja mahdollisia veronlisäyksiä.
Kirjanpitorikos on vakava asia, joka voi johtaa sakkoihin tai jopa vankeusrangaistukseen. Kirjanpitorikoksesta voidaan tuomita, jos kirjanpitovelvollinen laiminlyö kirjanpitovelvollisuuden tai hävittää kirjanpitoaineistoa ennen säilytysajan päättymistä. Törkeässä kirjanpitorikoksessa rangaistus voi olla vankeutta kuudesta kuukaudesta neljään vuoteen. Vastuussa ovat yrityksen hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja.
Vahingonkorvausvastuu voi syntyä monessa tilanteessa. Jos yritys ei pysty todistamaan liiketapahtumia puuttuvan kirjanpitoaineiston vuoksi, se voi joutua korvausvastuuseen kolmansille osapuolille. Esimerkiksi riitatilanteessa oikeudessa puuttuva tositteisto voi johtaa asian häviämiseen ja mittaviin korvausvelvollisuuksiin. Myös yrityksen johto voi joutua henkilökohtaiseen vahingonkorvausvastuuseen.
Vakuutuskorvausten saaminen voi vaarantua, jos kirjanpitoaineisto on puutteellista. Vakuutusyhtiöt edellyttävät usein yksityiskohtaista selvitystä vahingoista ja menetyksistä. Ilman asianmukaista dokumentaatiota korvausten saaminen voi olla mahdotonta. Erityisesti tulipalon tai varkauden yhteydessä kirjanpitoaineiston merkitys korostuu.
Tilintarkastajan huomautukset puutteellisesta kirjanpitoaineistosta voivat vaikuttaa yrityksen maineeseen ja luottokelpoisuuteen. Mukautettu tilintarkastuskertomus on negatiivinen signaali rahoittajille ja yhteistyökumppaneille. Se voi vaikeuttaa rahoituksen saamista ja heikentää yrityksen neuvotteluasemaa liikesuhteissa. Pahimmillaan tilintarkastaja voi jättää lausunnon kokonaan antamatta, mikäli kirjanpitoaineisto on olennaisesti puutteellista.
Miten JMB Kiinteistöt voi auttaa yrityksesi arkistointitarpeissa?
JMB Kiinteistöt tarjoaa pääkaupunkiseudulla monipuolisia toimitilaratkaisuja, jotka soveltuvat erinomaisesti myös kirjanpitoaineiston turvalliseen arkistointiin. Erityisesti Lauttasaaren kohteemme tarjoavat muuntojoustavia tiloja, joissa voidaan yhdistää päivittäinen toimistotyöskentely ja asianmukainen arkistointi. Ymmärrämme, että varastotilaa yritykselle tarvitaan usein juuri arkistointitarkoituksiin.
Itälahdenkatu 20:n kohteemme Lauttasaaren Vattuniemessä tarjoaa erikokoisia varastotiloja, jotka soveltuvat täydellisesti kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Kiinteistössä on huomioitu arkistoinnin vaatimukset – tilat ovat kuivia, lämpötila pysyy tasaisena ja paloturvallisuus on kunnossa. Varastotilat voidaan muokata yrityksen tarpeiden mukaan, ja ne tarjoavat turvallisen säilytyspaikan arkaluonteiselle aineistolle.
Tarjoamme varastotilaa Helsinki alueella useissa eri kohteissa. Lauttasaaren kiinteistömme sijaitsevat erinomaisilla paikoilla hyvien kulkuyhteyksien varrella. Lauttasaaren metroasema on lyhyen kävelymatkan päässä, ja bussiyhteydet ovat erinomaiset. Omalla autolla saapuville on tarjolla pysäköintipaikkoja, mikä helpottaa arkistomateriaalin kuljettamista.
Pitkät vuokrasopimukset mahdollistavat vakaan arkistointiratkaisun vuosiksi eteenpäin. Ymmärrämme, että kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus on pitkäaikainen, ja siksi tarjoamme joustavia sopimusvaihtoehtoja. Tilantarpeiden muuttuessa autamme löytämään sopivan ratkaisun, oli kyse sitten lisätilan tarpeesta tai tilan supistamisesta.
Kohteissamme on huomioitu nykyaikaisen yritystoiminnan tarpeet. Monet yrityksemme vuokralaiset hyödyntävät tiloja monipuolisesti – osa tilasta toimii aktiivisena työtilana, osa arkistona. Itälahdenkatu 20:ssa toimii myös suosittu lounasravintola Borneo, mikä tuo lisäarvoa kiinteistössä työskenteleville.
Ota yhteyttä meihin, niin kerromme lisää toimitiloistamme ja siitä, miten voimme auttaa juuri teidän yrityksenne arkistointitarpeissa. Vaikka sopivaa tilaa ei juuri nyt olisi vapaana, kannattaa olla yhteydessä – tilanne muuttuu jatkuvasti ja voimme pitää teidät ajan tasalla vapautuvista tiloista. Autamme löytämään parhaan mahdollisen ratkaisun yrityksenne tarpeisiin, oli kyse sitten pelkästä arkistotilasta tai yhdistelmästä, jossa toimisto- ja varastotilaa yhdistyy toimivaksi kokonaisuudeksi.